Regulamin świadczenia usług księgowych online

Rozdział I. Postanowienia ogólne

§ 1. Definicje

Użyte w niniejszym Regulaminie określenia oznaczają:

1. Biuro — Tax Compass 360 Katarzyna Kryń, ul. Hetmana Jana Zamoyskiego 36/40, 22-400 Zamość, NIP: 9222697319, adres e-mail: biuro@taxcompass360.net.
2. Klient — osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, która zawarła z Biurem Umowę o świadczenie usług księgowych.
3. Usługi — usługi księgowe świadczone przez Biuro na rzecz Klienta w modelu wyłącznie zdalnym (online), na warunkach określonych w Umowie i niniejszym Regulaminie.
4. Umowa — umowa o świadczenie usług księgowych zawarta między Biurem a Klientem.
5. Dokumenty źródłowe — wszelkie materiały stanowiące podstawę dokonywania zapisów w ewidencji podatkowej, w tym faktury, rachunki, wyciągi bankowe, umowy, potwierdzenia przelewów i inne.
6. Kanał komunikacji elektronicznej — poczta elektroniczna (e-mail) lub inna forma komunikacji wskazana przez Biuro przy zawarciu Umowy.

§ 2. Zakres i charakter usług

1. Biuro świadczy usługi wyłącznie w modelu zdalnym — bez konieczności osobistego stawiennictwa Klienta w siedzibie Biura.
2. Biuro nie prowadzi stacjonarnego punktu obsługi Klientów.
3. Wszelka komunikacja, wymiana dokumentów oraz realizacja usług odbywa się za pośrednictwem kanałów komunikacji elektronicznej.

Rozdział II. Zasady przekazywania dokumentów

§ 3. Forma i sposób przekazywania dokumentów

1. Klient przekazuje dokumenty źródłowe Biuru wyłącznie w formie elektronicznej: skanów, zdjęć cyfrowych lub plików PDF — za pośrednictwem wskazanego adresu poczty elektronicznej lub innego kanału komunikacji elektronicznej ustalonego przy zawarciu Umowy.
2. Dokumenty powinny być czytelne i umożliwiać odczyt wszystkich danych niezbędnych do celów podatkowych. Biuro zastrzega sobie prawo do wezwania Klienta do przesłania dokumentu ponownie, jeśli jakość przesłanego pliku jest niewystarczająca.
3. Za chwilę dostarczenia dokumentów uznaje się moment wpływu wiadomości elektronicznej na wskazany adres e-mail Biura.
4. Biuro potwierdza odbiór dokumentów drogą elektroniczną w terminie 2 dni roboczych od ich wpływu.
5. Biuro przekazuje do Klienta wszystkie dokumenty dotyczące jego firmy, mailowo, wyłącznie na adres wskazany w umowie, w folderze/pliku zabezpieczonym hasłem wcześniej uzgodnionym z klientem.

§ 4. Terminy przekazywania dokumentów

1. Dokumenty za dany miesiąc obrachunkowy Klient zobowiązany jest przekazać Biuru do 7. dnia miesiąca następnego.
2. W przypadku przekazania dokumentów po 7., lecz nie później niż do 14. dnia miesiąca następnego, Biuro zastrzega prawo do wydłużenia terminu realizacji usługi i nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne niedochowanie ustawowych terminów podatkowych.
3. W przypadku przekazania dokumentów po 14. dniu miesiąca następnego Biuro:
   • jest zwolnione z odpowiedzialności za niedochowanie terminów ustawowych;
   • nalicza opłatę dodatkową w wysokości 30% miesięcznego wynagrodzenia, tytułem obsługi w trybie przyspieszonym.
4. Klient, który przewiduje trudności z dotrzymaniem terminu, zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym Biuro.

§ 5. Przechowywanie dokumentów elektronicznych

1. Dokumenty przesłane przez Klienta są przez Biuro przechowywane na specjalnie przeznaczonym do tego dysku, zabezpieczonego hasłem.
2. Klient może na każde żądanie zwrócić się do Biura o dostęp do swoich dokumentów zarchiwizowanych w systemie.
3. Oryginalne dokumenty źródłowe przechowuje wyłącznie Klient w miejscu prowadzenia działalności, zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów prawa. Biuro nie przechowuje oryginałów dokumentów i nie odpowiada za ich stan.

Rozdział III. Zasady komunikacji

§ 6. Kanały i czas komunikacji

1. Podstawowym kanałem komunikacji między Biurem a Klientem jest poczta elektroniczna.
2. Biuro odpowiada na wiadomości e-mail w dni robocze w terminie do 2 dni roboczych od ich otrzymania.
3. W pilnych sprawach Klient może kontaktować się telefonicznie pod numerem wskazanym przez Biuro — jednak Biuro zastrzega, że ustalenia wymagające formalnego potwierdzenia powinny być każdorazowo potwierdzone drogą elektroniczną.
4. Za chwilę złożenia oświadczenia drogą elektroniczną uznaje się moment wpływu wiadomości e-mail do skrzynki odbiorczej adresata.

Rozdział IV. Wynagrodzenie i płatności

§ 7. Zasady wynagrodzenia

1. Wynagrodzenie Biura ustalane jest indywidualnie w Umowie zawartej z Klientem.
2. Biuro wystawia fakturę do 30 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który świadczona była usługa.
3. Klient zobowiązany jest dokonać zapłaty w terminie 7 dni od daty wystawienia faktury.
4. W przypadku opóźnienia w zapłacie Biuro ma prawo do naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Rozdział V. Zmiana formy opodatkowania

§ 8. Procedura zmiany formy opodatkowania

1. Klient zobowiązany jest poinformować Biuro o zmianie formy opodatkowania (np. przejścia z KPiR na ryczałt lub odwrotnie) niezwłocznie po dokonaniu takiej decyzji — z zachowaniem terminu umożliwiającego Biuru dokonanie stosownych formalności.
2. Zmiana formy opodatkowania nie skutkuje rozwiązaniem Umowy — wymaga jedynie zawarcia aneksu określającego nowy rodzaj ewidencji i odpowiadające mu wynagrodzenie.
3. W przypadku niedoinformowania Biura w stosownym terminie Biuro nie ponosi odpowiedzialności za skutki prawne i podatkowe wynikające z uchybienia terminu do złożenia stosownego oświadczenia.

Rozdział VI. Usługa wsparcia w zakładaniu działalności gospodarczej

§ 9. Zakładanie działalności gospodarczej

1. Biuro oferuje pomoc i asystę w zakładaniu działalności gospodarczej (rejestracji w CEIDG).
2. W ramach usługi wsparcia w procesie zakładania działalności gospodarczej, biuro udzieli Klientowi niezbędnych wskazówek i informacji – telefonicznie (1 godzina) oraz mailowo Klient otrzymuje przewodniki jak krok po kroku wygląda proces zakładania firmy oraz informator o formach opodatkowania działalności gospodarczej.
3. Usługa jest każdorazowo odpłatna — na warunkach ustalonych indywidualnie.
4. Klientowi, na rzecz którego Biuro założyło działalność gospodarczą i który następnie zdecyduje się podpisać Umowę o świadczenie usług księgowych, przysługuje zwolnienie z opłaty za pierwszy pełny miesiąc obsługi księgowej.
5. Zwolnienie, o którym mowa w ust. 3, nie obejmuje ewentualnych opłat dodatkowych za przekroczenie terminów dostarczania dokumentów, lub innych nie ujętych w umowie.

Rozdział VII. Odpowiedzialność

§ 10. Zakres odpowiedzialności Biura

1. Biuro ponosi odpowiedzialność za prawidłowość prowadzonej ewidencji wyłącznie w zakresie, w jakim opiera się na dokumentach dostarczonych przez Klienta.
2. Biuro nie ponosi odpowiedzialności za:
   • błędy lub niekompletność w ewidencji spowodowane dostarczeniem przez Klienta dokumentów niekompletnych, nieczytelnych lub zawierających nieprawdziwe dane;
   • niedochowanie terminów ustawowych spowodowane opóźnieniem w dostarczeniu dokumentów;
   • szkody wynikłe z działania siły wyższej lub awarii systemów informatycznych niezależnych od Biura;
   • prawidłowość rozrachunków Klienta z jego kontrahentami — ewidencję tę prowadzi Klient we własnym zakresie.

Rozdział VIII. Postanowienia końcowe

§ 11. Zmiany Regulaminu

1. Biuro zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu.
2. O zmianach Biuro informuje Klientów drogą elektroniczną z co najmniej 14-dniowymwyprzedzeniem.
3. Jeżeli Klient nie akceptuje zmian Regulaminu, ma prawo rozwiązać Umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia przed wejściem zmian w życie.

§ 12. Prawo właściwe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego.
2. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem wskazanym na jego stronie tytułowej i dostępny jest w siedzibie Biura oraz przesyłany Klientom przy zawarciu Umowy.